Du investierst Zeit, Ideen, Energie – und auch eine ganze Menge Geld in deinen Content. Ob du als Freelancer:in auf YouTube aktiv bist, einen Podcast betreibst, auf TikTok durchstartest oder dein Wissen in einem Blog teilst: Dein Equipment, deine Tools und selbst dein Arbeitsplatz kosten dich was. Und genau deshalb lohnt es sich, über ein Thema nachzudenken, das oft erst auf den letzten Drücker auftaucht: Steuern. Oder besser gesagt – steuerlich absetzbare Ausgaben.
„Hä, kann ich mein Ringlicht wirklich absetzen? Und das neue Mikro auch? Und was ist mit Canva?“ – Wenn dir solche Fragen bekannt vorkommen, dann lies weiter. Denn mit einem guten System für tax-deductible expense tracking for content creators kannst du nicht nur Geld sparen, sondern auch viel inneren Stress vermeiden. Ohne Taschenrechner im Kopf. Und ohne Chaos am Jahresende.
Warum Ausgaben erfassen mehr ist als Zettel sammeln
Ganz ehrlich? Die meisten Creator:innen starten einfach drauflos. Sie kaufen, was sie brauchen – und heben die Quittungen irgendwo auf. Vielleicht. Irgendwo in einer Schublade. Oder einem Ordner namens „Belege2023_final_FINAL“.
Aber: Eine saubere Dokumentation deiner Ausgaben ist mehr als nur Buchhaltungspflicht. Sie ist ein Werkzeug für Klarheit. Für bessere Entscheidungen. Und für dein gutes Gefühl, wenn du weißt: Ich hab das im Griff.
Was du überhaupt absetzen darfst (Spoiler: mehr als du denkst)
Grundregel: Alles, was betriebsnotwendig ist – also deinem Business dient –, darf in der Regel als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Natürlich: immer im Rahmen, plausibel und im Zweifelsfall nach Rücksprache mit einem Steuerberater.
Ein paar typische Beispiele für Content Creator:
- Technik: Kamera, Mikrofon, Laptop, Smartphone, Stativ
- Software & Tools: Schnittprogramme, Adobe Creative Suite, Canva Pro, Cloud-Speicher
- Abos & Plattformen: Hosting für deinen Podcast, YouTube-Premium (wenn beruflich genutzt)
- Arbeitsmittel: Schreibtisch, Stuhl, Notizbücher, Lichttechnik
- Fortbildung: Onlinekurse, E-Books, Webinare
- Reisen: Fahrtkosten, Hotel, Verpflegung (wenn dienstlich)
- Marketing: Werbeanzeigen, Design-Dienstleistungen, Templates
- Homeoffice-Anteil: anteilig Miete, Strom, Internet, Reinigung
Du siehst: Es summiert sich. Und alles, was du davon nicht dokumentierst, ist bares Geld, das du dem Finanzamt schenkst.
Wie du deine Ausgaben clever trackst – ganz ohne Bürokratiemonster
Keine Sorge, du musst nicht sofort ein DATEV-Profi werden. Aber ein System brauchst du. Hier ein paar erprobte Wege, die funktionieren:
1. Die Grundregel: Alles sofort erfassen
Je früher du eine Ausgabe erfasst, desto besser. Idealerweise am selben Tag – spätestens zum Monatsende.
Tools wie:
- Lexoffice
- sevDesk
- Kontist
- Sorted
- oder selbst ein Google Sheet (wenn du’s minimalistisch magst)
helfen dir dabei, Belege zu speichern, Beträge einzutragen und alles direkt einem Zweck zuzuordnen.
Wichtig: Notier dir immer WAS, WARUM und WOFÜR.
→ Beispiel: „Mikrofon, Podcast-Aufnahme, Interview-Serie August–Oktober“.
2. Digitale Belege sammeln – nicht in Schuhkartons
Papier ist 90er. Die meisten Tools bieten eine Beleg-Upload-Funktion. Alternativ:
- Einfach per App abfotografieren
- In der Dropbox oder in einem „Belege“-Ordner speichern
- Dateinamen klug benennen: 2024-03-15_Mikrofon_Rode.pdf
Und dann: Nie wieder suchen. Nie wieder schwitzen bei der Steuererklärung.
3. Kategorien nutzen – so findest du schneller, was du brauchst
Ob im Tool oder im Excel-Sheet: Erstelle dir einfache Kategorien. Beispiel:
- Technik
- Software
- Werbung & Marketing
- Fortbildung
- Reisekosten
- Homeoffice
- Sonstiges
Je besser du gliederst, desto einfacher wird der Jahresabschluss – und du erkennst sogar Trends. Z. B.: „Ich gebe 80 % meines Budgets für Tools aus – lohnt sich das wirklich so?“
Extra-Tipp: Klein anfangen – aber regelmäßig bleiben
Wenn du gerade erst startest, wirkt das Thema vielleicht überfordernd. Aber glaub mir: Es ist einfacher, jeden Monat 10 Belege zu pflegen, als einmal im Jahr 120.
Mach’s dir leicht:
- Blockiere dir 1x pro Monat 30 Minuten
- Mach dir eine Spotify-Playlist dazu
- Und gönn dir danach einen Kaffee – Belohnung gehört dazu
Häufige Fehler, die du vermeiden kannst
- Privates und Geschäftliches vermischen
→ Halte deine Konten getrennt. Selbst wenn du (noch) kein Geschäftskonto hast: Zahl Business-Käufe zumindest über eine eigene Karte. - Kassenbons verschwinden lassen
→ Nach 3 Monaten ist der Thermodruck oft weg – digitalisieren lohnt sich. - Tools bezahlen, aber nicht belegen
→ Abos laufen oft still – und gehen steuerlich unter, wenn du sie nicht notierst. - Ausgaben vergessen, weil sie „zu klein“ sind
→ Auch 4,99 € monatlich summieren sich. Und 12 x 4,99 € sind eben auch knapp 60 € – absetzbar!
Fazit: Ordnung statt Ausrede – so wirst du dein eigener Steuerheld
Steuern sind kein Hexenwerk – aber sie brauchen Klarheit. Und als Content Creator hast du oft keine Buchhaltung im Team. Du bist das Team. Deshalb ist es klug, dir ein simples System zu schaffen – und nicht erst zu hoffen, dass dein Steuerberater schon alles retten wird.
Gute tax-deductible expense tracking for content creators bedeutet nicht nur weniger Kopfzerbrechen am Jahresende. Es bedeutet: bessere Entscheidungen, bewussterer Umgang mit deinen Investitionen – und mehr Sicherheit in deinem Business.