Wir alle kennen sie – diese Kunden, die am Montag anrufen und am Freitag am liebsten schon mit einem Cocktail am Pool liegen wollen. Sie wissen noch nicht genau, wohin. Hauptsache Sonne, ein bisschen Meer und “bitte kein Stress mit dem Transfer”. Für viele wäre das der Beginn eines nervösen Breakdown-Moments. Für dich als Reiseprofi ist es: Alltag.
Last-Minute-Buchungen sind keine Seltenheit mehr, sondern oft Realität. Und ehrlich? Wenn man’s richtig anstellt, können sie sogar richtig Spaß machen – ja, wirklich. Vorausgesetzt, du hast ein paar erprobte Werkzeuge, etwas Menschenkenntnis und eine Prise Flexibilität in der Tasche.
Hier kommen last-minute travel planning tips for travel agents, die nicht nur funktionieren, sondern dich zum echten Helden (oder zur Heldin) der spontanen Buchung machen – und deinen Kunden das Gefühl geben, sie wären trotzdem perfekt vorbereitet. In unter einer Woche.
1. Erst fragen, dann klicken: Bedürfnisse vor Optionen
Bevor du auf die Vergleichsportale gehst oder Flüge durchklickst, atme kurz durch – und frag wirklich genau nach. Oft ist bei Last-Minute-Anfragen nicht das Ziel wichtig, sondern die Stimmung.
Stell Fragen wie:
- Was ist dir wichtiger – gutes Wetter oder wenig Fluganreise?
- Muss es ein Hotel sein oder geht auch eine Ferienwohnung?
- All-inclusive oder lieber authentisch mit kleinen Cafés ums Eck?
- Wie wichtig ist WLAN?
Denn oft ist nicht „Mallorca oder Santorini?“ die Frage – sondern: Was brauchst du gerade wirklich?
2. Dein Netzwerk ist Gold wert
Gerade wenn’s eilig ist, sind gute Kontakte das A und O. Ruf lieber einmal direkt im Hotel an, bevor du dich durch zehn Portale klickst. Oft gibt’s Sonderkontingente, kurzfristige Stornos oder versteckte Zimmer, die online gar nicht erscheinen.
Halte dir ein Notizbuch (digital oder analog) mit Kontakten, bei denen du weißt: „Die helfen mir immer, wenn’s brennt.“
Ein guter Draht zur Lieblingsagentur, einem Mietwagenpartner oder sogar Flughafen-Transferdienst kann dir in fünf Minuten Stunden Arbeit ersparen.
3. Weniger ist mehr – fokussiere die Auswahl
Die größte Zeitfalle bei Last-Minute-Planung? Zu viele Optionen.
Gib dem Kunden eine klare, kuratierte Auswahl. Drei gute Möglichkeiten, keine fünfzehn. Und zeig gleich auf, warum du genau diese Vorschläge gewählt hast.
Beispiel:
„Variante A ist günstiger, aber mit Umstieg. Variante B ist nonstop, aber etwas teurer. Variante C hat die besten Bewertungen – und ist noch frei!“
Das spart dir Nachfragen, Diskussionen – und vermittelt Sicherheit.
4. Früh checken: Reisedokumente und Impfstatus
Du wärst überrascht, wie oft der Reisepass abgelaufen ist – oder jemand nicht weiß, dass er für Ägypten ein Visum braucht.
Deshalb: Check das gleich zu Beginn. Frag aktiv nach – und nimm es in deine Angebotsmail auf:
„Bitte prüft vorab, ob eure Reisedokumente gültig sind (min. 6 Monate bei Auslandsreisen).“
Auch Impfvorschriften oder Einreiseformulare (vor allem post-COVID) nicht vergessen. Je schneller du hier Klarheit hast, desto reibungsloser läuft der Rest.
5. Flexibilität anbieten – ohne Überforderung
Last-Minute-Kunden sind oft gestresst oder genervt von der eigenen Spontanität. Gib ihnen Raum – aber auch Führung.
Sag sowas wie:
„Wenn du mir heute bis 16 Uhr Bescheid gibst, kann ich dir das Angebot sichern. Danach ist es eventuell weg.“
Oder:
„Wenn es mit dem Flug am Freitag nicht klappt, wäre Sonntag eine entspanntere Option – oft günstiger und weniger voll.“
So bist du lösungsorientiert – ohne aufzuzwingen. Und der Kunde spürt: Du denkst mit.
6. Reiseversicherung? Gerade jetzt ein Muss
Viele Kund:innen vergessen, dass Last-Minute-Buchungen auch Risiken bergen – besonders, wenn’s um Stornos, Verspätungen oder Gepäckverlust geht.
Stichwort: Reiseversicherung.
Pack am besten automatisch eine Empfehlung mit ins Angebot:
„Ich empfehle dir dringend eine Reiserücktritts- und Auslandskrankenversicherung – besonders bei kurzfristigen Buchungen. Ich kann das direkt mit abschließen, wenn du magst.“
Das zeigt: Du denkst nicht nur an heute – sondern an den gesamten Reiseprozess.
7. Digitale Helferlein – aber mit Bauchgefühl
Ja, Portale wie Amadeus, Bistro, Peakwork oder Traveltainment helfen enorm. Auch Google Flights oder Skyscanner sind nützlich für einen schnellen Überblick.
Aber verlass dich nicht nur auf Tools – sondern auf dein Gespür. Oft zählt nicht der billigste Deal, sondern das beste Gesamtpaket.
Und vor allem: Bleib menschlich. Schreib dem Kunden lieber einmal mehr eine persönliche Nachricht als einen 20-seitigen Angebotslink.
8. Überraschung: Ein kleines Extra macht den Unterschied
Bei Last-Minute-Buchungen ist oft wenig Zeit für Wow-Momente. Aber genau das kann dein Unterscheidungsmerkmal sein.
Beispiel:
- Ein PDF mit den „Top 5 Cafés in Palma“
- Ein Link zur Lieblings-Playlist für den Flug
- Eine handgeschriebene Postkarte mit „Gute Reise“ zur Abholung im Büro
Klein. Persönlich. Unvergesslich.
Fazit: Spontanität braucht Struktur
Last-Minute heißt nicht chaotisch – zumindest nicht bei dir. Mit den richtigen Fragen, Tools und einem guten Mix aus Effizienz und Empathie kannst du auch kurzfristige Anfragen in stressfreie Reisen verwandeln. Für deine Kunden – und auch für dich selbst.
Die besten last-minute travel planning tips for travel agents sind keine Geheimtricks, sondern gute Gewohnheiten: zuhören, strukturieren, klar kommunizieren – und dabei immer mitdenken.
Denn am Ende zählt nicht, wie früh gebucht wurde. Sondern wie gut die Reise war. Und wie sehr sich dein Kunde unterwegs gedacht hat: Zum Glück hab ich das nicht allein geplant.